Comprehensive theory, key formulas, diagrams, and memory aids for Chapter 4: Recording of Transactions – II (Cash Book & Special Purpose Books).
बड़े व्यवसायों में सभी लेन-देन को एक ही जर्नल में रिकॉर्ड करना व्यावहारिक रूप से असंभव हो जाता है। इसलिए, जर्नल को विशेष पुस्तकों में विभाजित किया जाता है जिन्हें सहायक पुस्तकें (Subsidiary Books) या मूल प्रविष्टि की पुस्तकें (Books of Original Entry) कहते हैं।
| लाभ | विवरण | उदाहरण |
|---|---|---|
| कार्य का विभाजन | अलग-अलग पुस्तकों में अलग-अलग ट्रांजैक्शन | कैश बुक, सेल्स बुक |
| विशेषज्ञता | हर बुक कीपर को विशेष काम मिलता है | कैशियर सिर्फ कैश बुक मेंटेन करे |
| त्रुटि पहचान | अलग-अलग बुक्स से एरर ढूंढना आसान | सेल्स बुक में गलती ढूंढना |
| त्वरित जानकारी | स्पेसिफिक डाटा जल्दी मिलता है | कैश बैलेंस तुरंत पता चलता है |
कैश बुक एक विशेष पुस्तक है जिसमें सभी नकद प्राप्तियाँ (Cash Receipts) और नकद भुगतान (Cash Payments) दर्ज किए जाते हैं।
महत्वपूर्ण नोट: कैश बुक जर्नल और लेजर दोनों का काम करती है। जब कैश बुक मेंटेन की जाती है, तो लेजर में अलग से कैश अकाउंट नहीं खोला जाता।
कॉन्ट्रा एंट्री वह ट्रांजैक्शन है जो कैश और बैंक दोनों को प्रभावित करती है। इसे कैश बुक में 'C' से दर्शाया जाता है।
उदाहरण: - बैंक में कैश जमा करना - ऑफिस के उपयोग के लिए बैंक से कैश निकालना
इसमें सिर्फ माल की क्रेडिट खरीद (Credit Purchases of Goods) दर्ज की जाती है। - कैश में खरीदी गई वस्तुएँ कैश बुक में दर्ज होती हैं। - संपत्ति की क्रेडिट खरीद (जैसे मशीनरी) जर्नल प्रॉपर में दर्ज होती है।
इसमें सिर्फ माल की क्रेडिट बिक्री (Credit Sales of Goods) दर्ज की जाती है। - कैश सेल्स कैश बुक में दर्ज होती हैं। - पुरानी संपत्ति की क्रेडिट बिक्री जर्नल प्रॉपर में दर्ज होती है।
इसमें सप्लायर को वापस किए गए माल (Goods Returned to Suppliers) का रिकॉर्ड रखा जाता है। एक डेबिट नोट (Debit Note) तैयार किया जाता है जो सप्लायर को भेजा जाता है।
इसमें ग्राहकों द्वारा वापस किए गए माल (Goods Returned by Customers) का रिकॉर्ड रखा जाता है। एक क्रेडिट नोट (Credit Note) तैयार किया जाता है जो ग्राहक को भेजा जाता है।
इसमें वे सभी ट्रांजैक्शन दर्ज किए जाते हैं जो किसी भी अन्य सहायक पुस्तक में दर्ज नहीं किए जा सकते।
flowchart TD
A[Transaction Occurs] --> B{Type?}
B -->|Cash| C[Cash Book]
B -->|Credit Purchase| D[Purchases Book]
B -->|Credit Sale| E[Sales Book]
B -->|Return to Supplier| F[Purchases Return Book]
B -->|Return from Customer| G[Sales Return Book]
B -->|Other| H[Journal Proper]
C --> I[Ledger]
D --> I
E --> I
F --> I
G --> I
H --> I
कैश कॉलम (डेबिट): ₹5,000
कॉन्ट्रा एंट्री:
L.F. कॉलम: C
जर्नल प्रॉपर एंट्री:
नोट: कैश बुक एकमात्र ऐसी सहायक पुस्तक है जो जर्नल और लेजर दोनों का काम करती है। अन्य सभी पुस्तकें सिर्फ जर्नल का काम करती हैं।